9 sfaturi pentru a vă ajuta să deveniți mai productivi chiar acum

Nu sunt niciodată suficiente ore în zi. Mi-aș dori să am mai mult timp! 

Vă spuneți că spuneți o versiune a celor de mai sus de aproximativ o mie de ori în timpul zilei (dați sau luați)?

Deși mai multe ore din zi ar putea fi frumoase, nu neapărat lipsa de timp ne împiedică să îndeplinim sarcinile și să ne îndeplinim obiectivele.

Uneori, ceea ce ne oprește este mentalitatea noastră. De exemplu, crezi că trebuie să faci totul singur? Simți că trebuie să spui da la fiecare e-mail, întâlnire și oportunitate? Aștepți momentul potrivit pentru a începe un proiect semnificativ?

Uneori, ceea ce ne oprește este o barieră practică, cum ar fi să nu știm cât durează de fapt o sarcină sau să nu funcționăm în timpul nostru de vârf productiv (care diferă pentru fiecare persoană).

Din fericire, acestea nu sunt obstacole de netrecut. Ele pot fi ajustate, revizuite și depășite și puteți face asta chiar acum. Mai jos, sunt nouă strategii de experți de încercat.  

Folosiți buzunare mici de timp. „Cel mai bun mod de a fi mai productiv este să nu mai aștepți momentul potrivit”, a spus Debra Eckerling, autorulGhidul dvs. de obiective: o foaie de parcurs pentru stabilirea, planificarea și realizarea obiectivelor dvs.. Eckerling lucrează cu persoane fizice și companii pentru a-și stabili obiective și a gestiona proiecte.

Lucrul în trepte - chiar acum - vă poate ajuta să faceți progrese semnificative și să efectuați de fapt sarcinile. De exemplu, dacă scopul dvs. este să publicați o postare pe blog o dată pe săptămână, a spus Eckerling, s-ar putea să scrieți o schiță luni; revizuiți-l marți; revizuiți-l și adăugați imagini și linkuri miercuri; și publicați-l și promovați-l joi.

Urmăriți-vă timpul. Știi cât îți ia să răspunzi la e-mail? Sau terminați de scris acel raport? Sau completați o primă versiune a articolului dvs.? Potrivit scriitorului de productivitate Marija Kojic, „dacă știi cum ești în prezent petrecând timp, veți ști exact cum puteți face îmbunătățiri cu timpul pentru a fi mai productivi in viitor.”

Kojic a împărtășit acest exemplu: după ce ți-ai urmărit timpul, descoperi că în fiecare zi petreci 3 ore ștergând e-mailurile și răspunzând la fiecare e-mail pe care îl primești. Ceea ce înseamnă că este vorba de cel puțin 2 ore pe care le-ați putea aloca priorităților dvs.

Delegați și automatizați. Matt Bodnar, expert în strategie și creator și gazdă a podcastului Știința succesului, a subliniat importanța salvării creativității și puterii noastre de luare a deciziilor pentru sarcini importante și cu impact ridicat (care vor fi diferite pentru toată lumea). În primul rând, el a sugerat să faceți un inventar al propriei vieți (iată cum o face) și să identifice sarcinile și activitățile care vă irosesc timpul și energia. Apoi luați în considerare modul în care le puteți delega sau automatiza.

De exemplu, Bodnar are un asistent virtual care își programează majoritatea întâlnirilor, își completează rapoartele de cheltuieli și își rezervă cărțile. Aceste lucruri aparent mici se adună. După cum a remarcat, „Chiar și eliberarea a 5 ore pe săptămână (o oră pe zi) din timpul de administrare pierdut poate fi masivă. Sunt 20 de ore pe lună. Este echivalentul unei săptămâni de lucru de 40 de ore la fiecare 2 luni, adăugată în calendarul dvs. "

Pentru podcast-ul său, Bodnar se concentrează exclusiv pe înregistrarea interviurilor - automatizează orice altceva, inclusiv accesul pentru oaspeți, producția audio, postarea de episoade și designul grafic.

Protejați-vă prioritățile. Identifică ceea ce este cel mai important pentru tine. Ce constituie obiectivele tale mari, munca ta profundă? Odată ce știți, este vital să respectați aceste priorități și să refuzați orice nu este aliniat cu ele, a spus Bodnar.

Desigur, s-ar putea să te simți rău pentru că spui nu. Cu toate acestea, „dacă vrei cu adevărat să realizezi marile priorități din viața ta, uneori trebuie să lași oamenii să se supere sau să simtă că i-ai ignorat, trebuie să refuzi oportunități și trebuie să respingi întâlnirile care nu sunt importante. “ Pentru că ce este mai important pentru dvs. - să ajungeți la căsuța de e-mail zero sau să lucrați la un proiect semnificativ?

Conectați-vă la „de ce” la un nivel mai profund. De ce lucrați la obiectivul către care lucrați? Ce vei câștiga atunci când vei atinge acest obiectiv? Vorbitorul și antrenorul Jessi Beyer au sugerat să răspundem la aceste întrebări și apoi să luăm mai departe pentru a crea o conexiune emoțională.

De exemplu, la nivel de suprafață, motivul pentru care trebuie să finalizați un anumit proiect pentru a fi eligibil pentru o promoție sau o creștere este obținerea acestei promovări sau creșteri. Dar, după o reflecție ulterioară, conexiunea emoțională este mai multă stabilitate pentru familia ta, mai mulți bani pentru fondul de facultate al fiicei tale și ore mai bune, astfel încât să poți ajunge la jocurile și spectacolele sportive ale copiilor tăi.

„A-ți lega„ de ce ”în ceva care îți este atât de drag, îl va face și mai puternic ca motivator”, a spus Beyer.

Ea a subliniat, de asemenea, importanța concentrării asupra „satisfacției interne” versus „recunoașterea externă”. „Nu poți controla modul în care gândesc sau acționează oamenii, iar motivația ta va eșua atunci când nu ai decât visul de a face pe altcineva ca tine.”

Odată ce îți știi motivul mai profund, notează-l și păstrează-l undeva vizibil.

Fă-ți o întâlnire cu tine. Este mult mai ușor să ții o întâlnire cu altcineva decât să ne onorăm propriile angajamente. Dar nu lăsați asta să vă oprească oricum. Eckerling a recomandat să vă uitați peste programul dvs. și să blocați timpul sau să creați „întâlniri” pentru o muncă concentrată. O întâlnire permanentă este chiar mai bună, a spus ea.

Când ați terminat sesiunea concentrată, notați ceea ce ați realizat, a spus ea. „În acest fel, la sfârșitul fiecărei săptămâni sau luni, puteți privi înapoi și vă puteți vedea progresul. Când veți vedea cât ați realizat, vă va inspira să fiți și mai productivi ”.

Respectați regula de 2 minute. „Dacă durează mai puțin de 2 minute, faceți-o acum”, a spus Alexis Haselberger, antrenor în managementul timpului și productivității care lucrează cu persoane și echipe pentru a le ajuta să crească productivitatea și să scadă stresul. Ea a împărtășit aceste exemple: Răspundeți la o invitație imediat ce o primiți; scanează sau sfărâmă o bucată de hârtie care vine peste birou.

O altă variantă a regulii de 2 minute este să te angajezi să lucrezi la o sarcină dificilă pe care ai evitat-o ​​de doar 2 minute, a spus Kojic. Aceasta vine din prima lege a lui Newton: „Un obiect în repaus rămâne în repaus și un obiect în mișcare rămâne în mișcare”. Ideea este că, dacă începeți să lucrați la o sarcină, probabil că veți continua să lucrați la aceasta (cu mult peste 2 minute), deoarece sunteți deja in miscare, A spus Kojic.

Creați un memento vizual al obiectivelor dvs. Potrivit lui Eckerling, acest lucru vă reaminteste la ce lucrați. Ea a menționat că memento-ul tău ar putea fi un slogan: „ceva scurt, rapid și memorabil, bazat pe misiunea ta personală sau de proiect”, cum ar fi „împărtășește povestea mea” sau „mergi pentru ea”. Sau s-ar putea să fie o lirică împuternicitoare. Lui Eckerling îi place „I ain’t settlin” din piesa „Settlin” de Sugarland.

Mementoul dvs. poate fi, de asemenea, o imagine a ceva ce doriți să creați. Indiferent ce alegeți, puneți-l în birou sau pe fundalul computerului sau oriunde vă uitați în fiecare zi.

„[Vezi] că ceea ce lucrezi este posibil este atât inspirator, cât și motivant.”

Identifică-ți timpul de vârf. Când este posibil, gestionați cele mai dificile proiecte în timpul vârfului dvs., potrivit Eileen Roth, expert în productivitate și autor al cărții Organizarea pentru manechine. Pentru a vă descoperi timpul de vârf, ea a sugerat să acordați atenție momentelor în care vă simțiți cel mai bine timp de 3 până la 4 zile:

• Când te trezești, te simți „încărcat”? Realizați mai multe dimineața, dar simțiți că vă târâți după-amiaza? Dacă da, ești o persoană dimineață.
• Dacă reușiți cu ușurință mai multe după prânz, atunci sunteți o persoană după-amiaza.
• Dacă ești cel mai productiv noaptea și lucrați între 9 și 5, alegeți al doilea cel mai bun timp.

O altă opțiune, a spus Roth, este să aveți o „oră liniștită” și să puneți un indicator pe ușa biroului sau pe peretele cabinei pentru a le spune colegilor să revină într-o oră. „Ați putea economisi 5 ore pe săptămână în acest fel și probabil că veți face mai mult decât faceți toată săptămâna ...”

De asemenea, Roth a sugerat mutarea întâlnirilor la orele dvs. de vârf, dacă este posibil. Și dacă trebuie să lucrați într-un timp fără vârf, începeți cu părți mai ușoare, mai obișnuite sau mai puțin creative ale unui proiect, cum ar fi cercetarea sau introducerea datelor, a spus ea. Acest lucru te ajută să câștigi impuls și să continui.

Deși nu putem avea mai multe ore pe zi, putem deveni strategici și ne putem concentra asupra priorităților noastre. Și puteți începe chiar acum.

Acest articol prezintă linkuri afiliate către Amazon.com, unde se plătește un mic comision către Psych Central dacă se achiziționează o carte. Vă mulțumim pentru sprijinul acordat Psych Central!