Formula dvs. în 3 pași pentru o abordare a e-mailului fără stres

„Verificați e-mailul doar o dată dimineața și o dată după-amiaza - nici mai mult, nici mai puțin.”

„Setați un răspuns„ în afara biroului ”pentru a informa oamenii că vă concentrați asupra muncii și nu verificați e-mailul.”

Sfaturi de gestionare a e-mailurilor de acest fel sunt oferite în mod obișnuit de experți în muncă și carieră, care avertizează că Inbox-ul este ultimul factor de ucidere a productivității. Și este adevărat: unul dintre cele mai omniprezente instrumente ale afacerii moderne a devenit unul dintre cele mai mari dezavantaje ale sale. Pentru a ne concentra, trebuie să ne limităm timpul în închisoarea prin e-mail în fiecare zi.

Ceea ce experții în productivitate nu împărtășesc este că puterea de distragere a e-mailului este mult mai profundă decât simpla întrerupere a fluxului nostru de lucru. De fapt, obiceiurile tale digitale se conectează la factori psihologici care se întâmplă în afara conștientizării tale.

Ce vă spune obiceiurile dvs. de e-mail

Când experimentați un declanșator - spuneți a ding vă avertizează cu privire la un nou mesaj în Mesaje primite - poate că reacția voastră este să răspundeți imediat. Apelați la telefon sau laptop și începeți să atingeți.

După ce ați răspuns, veți experimenta o mică goană de satisfacție. Tu simți productiv și nu vă deranjează să vă simțiți așa mai des. Dar, înainte de a vă da seama, vă aflați într-un ciclu de verificare și de răspuns la alertele prin e-mail la orice oră: în timpul familiei, la cină cu prietenii, în timp ce vă plimbați printr-o intersecție. Este posibil să fi observat că a devenit un impuls greu de controlat.

Acest tip de răspuns este o formă de „cunoaștere implicită”, tipare inconștiente care influențează modul în care ne comportăm - și motivul pentru care este atât de greu nu pentru a vă verifica Mesaje primite. Se întâmplă când, în timp, procesul tău de gândire dispare în fundal. Acum pare automată, dar în realitate există o comunicare complexă între creier, corp și sistemul nervos.

Verificând și răspunzând la e-mail, ceea ce începe ca o decizie pe care o luați în mod conștient se transformă în curând în apăsarea automată a „reîmprospătării” în Mesaje primite, fără să mă gândiți la asta. Atunci când începe cognitivitatea implicită, verificăm e-mailurile impulsiv, adesea când știm că ar trebui să lucrăm la ceva mai important.

Deși inițial este posibil să vă simțiți bine să răspundeți la e-mailurile din noaptea târzie, acest lucru vă poate afecta rapid relațiile, timpul și fericirea, dacă lăsați să devină un obicei. Acea lovitură rapidă de plăcere, deși nu este benefică pe termen lung, depășește bunul simț. Deoarece confundăm în mod eronat satisfacția de a răspunde la e-mail cu productivitatea, o facem mai mult până când găsim că este înrădăcinată în rutina noastră zilnică.

O abordare atentă a e-mailului: 3 întrebări de pus

Vă puteți instrui din nou creierul pentru a fi mai atent și mai intenționat în modul în care utilizați e-mailul, despre care învăț mai multe în REWIRE, un program conceput pentru a ajuta oamenii să își construiască obiceiuri mai sănătoase și o relație mai bună cu tehnologia. La fel ca și în cazul altor tipare negative, începe cu a vă pune câteva întrebări cheie pentru a descoperi motivele care stau la baza pentru care sunteți obligat să cădeți atât de des pe gaura iepurelui de e-mail.

1. „Este cea mai bună utilizare a timpului meu?”

La ce lucrați chiar înainte să fiți victimă a Mesajelor primite? E-mailul este marele distractor, așa că folosiți această întrebare pentru a vă înregistra și a vedea dacă impulsul de a vă verifica mesajele vă descurajează atenția în timpul unei serii productive.

Multe e-mailuri pot fi citite rapid, la care se răspunde cu un simplu „da” sau „nu” sau pot fi depuse mai târziu. O regulă bună: dacă acțiunea poate fi finalizată în 5 minute, finalizați-o chiar acum. Economisiți perioade mai lungi de timp neîntrerupt pentru a realiza o muncă semnificativă, cu impact ridicat.

2. „De ce simt că trebuie să verific e-mailul acum?”

Când observați că vă implicați în e-mail, treceți la o abordare mai atentă și conștientă înainte de a continua. Ce se mai întâmplă în timp ce vă mutați pentru a vă reîmprospăta Mesaje primite? Te simți singur, plictisit sau ți-e frică să fii judecat ca leneș dacă nu răspunzi rapid? După ce ați descoperit rădăcina impulsului, căutați un mod mai sănătos de a satisface nevoia emoțională sau fizică pe care ați identificat-o.

În cartea ei Mai bine ca inainte, expertul în fericire Gretchen Rubin, sugerează crearea unui meniu de „delicii” - plăceri mici sau îngăduințe care servesc drept puncte de producție pentru stres. Rubin subliniază că, de cele mai multe ori, delicii sănătoase nu implică așezarea în fața unui ecran, ci mai degrabă sunt acțiuni, oameni sau lucruri care te revigorează. Câteva exemple ar fi să te joci cu câinele tău timp de 20 de minute, să-ți cumperi un ceai de plante frumos, să mergi la un curs de yoga, să faci doage terapeutice într-o carte de colorat pentru adulți sau să îți organizezi biroul (pentru că dacă ești un ciudat îngrijit ca mine, tu de fapt găsesc asta relaxant).

3. „Ce scop încerc să ating?”

Există un motiv pentru care mulți dintre cei mai de succes oameni din lume evită să verifice primele e-mailuri dimineața. Este pentru că, în calitate de Brendon Burchard, expert în dezvoltare personală și autor al Acuzarea spune că „Inbox nu este altceva decât un sistem convenabil de organizare pentru agendele altor oameni”. Dacă nu sunteți atent, vă puteți pierde în munca ocupată, reacționând pur și simplu la cerințele altor persoane, fără a crea timp pentru a vă îndeplini cele mai importante proiecte și priorități.

Pentru a vă îndepărta de această capcană, setați o intenție sau un motiv specific pentru deschiderea căsuței de e-mail (de ex. „Trimiteți documentele șefului meu pentru examinare pentru întâlnirea de la ora 13”, „Găsiți și tipăriți informații despre zbor”). Definirea a ceea ce vrei să realizezi inainte de te scufunzi în e-mail te menține concentrat. Întrerupe ciclul de cunoaștere implicită care, de obicei, te-ar duce să rămâi învins în Inbox. În schimb, rămâi în controlul comportamentului tău, ceea ce te eliberează pentru a intra și ieși din Mesaje primite și a trece la elemente cu o semnificație mai mare.

O altă strategie bună pentru a vă ține sub control obiceiurile de e-mail este să întoarceți ecuația și să vă gândiți la ceea ce pierdeți atunci când o verificați. În calitate de oameni, suntem motivați mai mult de pierderi decât de câștiguri, așadar cunoașterea sarcinilor importante pe care le sacrificați rămânând în e-mail vă poate ajuta să treceți la acțiune și să vă acordați prioritate pentru a lucra la lucruri care contează cu adevărat. Dacă sunteți ca majoritatea dintre noi, aveți probleme să treceți peste toate articolele de pe lista de sarcini într-o zi, dar luând în considerare care dintre acestea au prioritate, pierderea netă este mai mică.

Majoritatea dintre noi nu sunt conștienți de măsura în care ne sacrificăm atenția către Mesaje primite. Ne simțim neconcentrați, dar nu ne dăm seama cum obiceiurile noastre de verificare automată a e-mailului, fără minte, contribuie la oboseală și epuizare. Întrebându-vă aceste întrebări vă poate ajuta să identificați dacă obiceiurile dvs. de e-mail vă conduc la succes sau vă împiedică productivitatea. Înarmat cu aceste informații, aveți puterea de a ignora ding și ping-uri și preluați controlul asupra Mesajelor primite.

PS: Dacă sunteți gata să vă preluați controlul asupra timpului, să vă schimbați obiceiurile digitale și să trăiți o viață mai echilibrată, cursul meu REWIRE este pentru dvs. Înscrieți-vă aici pentru a afla mai multe!