5 moduri de a opri stresul din căsuța de e-mail și de a recâștiga controlul timpului tău
Uneori mă simt ca și cum aș petrece întreaga zi doar răspunzând la e-mailuri, fără să găsesc vreodată timpul pentru a ajunge la proiecte și sarcini mai importante.
Când vine vorba de e-mail, sarcina este o presiune și o urgență inerente. Este ușor să ne simțim ca și cum ar trebui să verificăm în mod constant e-mailurile și să răspundem rapid - sau riscăm să fim văzuți ca leneși, neorganizați și neproductivi.
Când căsuța de e-mail este înfundată cu sute de e-mailuri, este copleșitor să te uiți la ele. Ne putem simți ușor panicați și fără control. Dar, în realitate, nu contează câte mesaje din căsuța de e-mail contează - este cât de mult din propria creier și energie mentală se află în acea căsuță de e-mail. Asta vă sabotează productivitatea.
Maximizarea potențialului dvs. necesită filtrarea distragerilor și controlul mediului într-un mod care vă energizează concentrarea și creativitatea. Tu controlează-ți căsuța de e-mail - nu-l lăsa să te controleze.
A lua o abordare proactivă, mai degrabă decât o abordare reactivă, vă poate ajuta să scăpați de închisoarea prin e-mail. Iată câteva sfaturi pentru crearea unei relații mai sănătoase cu e-mailul:
- Luați o dietă în căsuța de e-mail.
Verificarea e-mailurilor la fiecare cinci, 10 sau 15 minute vă poate împiedica grav capacitatea de concentrare. Încercați să adaptați o strategie de verificare a e-mailurilor de două ori pe zi: o dată dimineața și o dată spre sfârșitul zilei. Setarea unei politici vă va permite să vă concentrați pe perioade mai lungi de timp. Dacă vă ajută, găsiți un partener de responsabilitate care să ajute la testarea acestei practici. - Închideți clientul de e-mail.
Închideți aplicația de e-mail sau browserul până la orele de check-in programate. Fii sigur, lumea nu se va sfârși dacă nu răspunzi imediat. Pentru a vă ajuta să vă reduceți dependența, încercați să vă opriți conexiunea la Internet, care folosește o tehnică psihologică numită „dispozitiv de angajament”. Dacă sunteți utilizator Gmail, consultați Inbox Pause, o extensie Gmail care vă pune e-mailurile în așteptare până când sunteți gata să le primiți din nou. - Dezactivați alertele și notificările.
Dezactivați efectele de sunet și mementourile prin e-mail. Pe computer și smartphone, dezactivați sunetele, sunetele și alertele vibrante. Acestea pot fi distrageri inutile pentru a vă îndepărta atenția de la sarcinile la îndemână. - „Dezabonați-vă” deseori și în mod liber.
Când vine vorba de e-mail și de productivitatea muncii, mai puțin este mai mult. Vă amintiți de data când v-ați înscris la lista de distribuție a unui magazin universal pentru a beneficia de o reducere suplimentară de 20%? Eliminați buletine informative și alte corespondențe pe care le primiți în mod regulat. Eliminați spațiul din căsuța de e-mail dezabonându-vă de la orice nu citiți sau nu intenționați să citiți (de exemplu, alerte de oferte zilnice). Este ușor de făcut și nu durează mult, dar merită. Pentru a simplifica și mai mult dezordinea, încercați Unroll.me. Nu numai că vă ajută să vă dezabonați de la liste nedorite, ci și înfășurați toate abonamentele într-un rezumat. - Luați decizii rapide.
Fiecare e-mail necesită acțiune. O regulă bună: dacă acțiunea poate fi finalizată în termen de cinci minute, faceți-o atunci când e acolo. De exemplu, dacă trebuie să decideți participarea la un eveniment, faceți o judecată rapidă și răspundeți cu un simplu da sau nu. Pentru alte solicitări, luați în considerare cât timp vă va dura sarcina. Dacă se poate face ceva în cinci minute, scoate-l din cale. Fii ferm și respectă liniile directoare pe care ți le-ai stabilit. Dacă este o sarcină la care trebuie să vă întoarceți, luați o decizie: să depuneți e-mailul într-un folder adecvat; tipărește-l; sau adăugați-l la o listă de sarcini. Asigurați-vă că programați un moment în care veți reveni la sarcină și o veți procesa.Uneori, cea mai grea parte a golirii căsuței de e-mail este acceptarea faptului că trebuie să spui nu solicitărilor și oportunităților. Timpul tău este limitat și foarte valoros. Nu-l cheltuiți prin a trăi în căsuța de e-mail.
Dacă faceți câțiva pași mici în fiecare zi pentru a ridica e-mailurile de pe scaunul șoferului, vă veți apropia mult mai mult de a lucra cu atenție și în propriile condiții.
PS: Dacă sunteți gata să vă preluați controlul asupra timpului, să vă schimbați obiceiurile digitale și să trăiți o viață mai echilibrată, cursul meu digital de detoxifiere REWIRE este pentru dvs. Ușile pentru REWIRE se deschid din nou în toamnă cu toate bonusurile noi, apelurile live și întrebările și răspunsurile.
Înscrieți-vă aici pentru a fi primul care știe când redeschide cursul!
