6 pași pentru a vă gestiona timpul mai bine: un interviu cu Russell Bishop

Astăzi am plăcerea să-l intervievez pe Russell Bishop, în prezent Senior Editor-at-Large pentru Huffington Post și fondatorul Bishop & Bishop, o companie de consultanță și coaching. Russell este autorul a numeroase articole despre puterea alegerii și a conștientizării și are două cărți în curs de dezvoltare. Expert în transformarea personală și organizațională, Russell a antrenat echipe de conducere, antreprenori și CEO-uri în 34 de țări din întreaga lume. A predat pentru programe executive MBA la UCLA, Universitatea din Texas și Universitatea Washington. Russell a obținut o diplomă de master în psihologie educațională de la Universitatea din California și în prezent locuiește în Santa Barbara, California.

Mă bucur că soțul meu Eric nu a ascultat conversația noastră, deoarece Eric a urmărit-o de luni de zile pentru a-mi sorta e-mailurile și a le șterge pe cele de care nu am nevoie. La un moment dat, Russell m-a întrebat câte mesaje am în căsuța de e-mail. Nu am putut găsi numărul. În cele din urmă, tocmai am început să adun toate e-mailurile din cele cinci conturi ale mele și i-am spus că cifra era în jur de 70.000.

A râs în hohote.

"Ce?" Am spus: „E mult?”

În orice caz, am mare nevoie de un timp de management și de coaching organizațional și mi-au plăcut întotdeauna postările lui Russell pe The Huffington Post. Așadar, iată să vă împărtășesc câteva sfaturi organizatorice!

Therese: În postarea ta „Multitasking este bun pentru tine?” explicați diferența dintre multitasking și multi-goaling. Primul duce la jumătate de sarcină, ceea ce nu este recomandat. Cum evităm jumătate de sarcină?

Russell: Cred că primul lucru pe care trebuie să-l facem este să ne concentrăm asupra scopului și valorii a ceea ce facem. Majoritatea oamenilor sunt distrași de ceea ce este chiar în fața lor. Primesc un e-mail, așa că l-au citit. Apoi ajung la ceva și găsesc o notă pe care au uitat să o urmeze și așa mai departe. Ei văd lucrul care este chiar în fața lor. Și o fac, fără prea multă gândire.

Therese: Deci, spuneți că trebuie să folosim sistemul de gestionare a timpului cu patru cadrane pe care Stephen Covey îl prezintă în cartea sa, „Cele șapte obiceiuri ale oamenilor cu mare succes”, pentru a distinge urgentul de important?

Russell: Tocmai. Aceasta este o formulă clasică - urgentă versus importantă - care ajută o persoană să acorde atenția adecvată unui lucru - pentru a-și evalua valoarea - astfel încât problemele care nu sunt urgente să nu devină urgente. Pentru că principala durere pe care o aud de la clienții mei este că luptă constant împotriva incendiilor. Le spun: „Nu fi un incendiar corporativ”.

Therese: Sună bine, dar cum faci asta?

Russell: Funcționând mai mult ca pompierii. Băieții aceia își permit să aibă o anvelopă plată sau o problemă mecanică cu camionul? Nu. Viețile depind de apariția lor fără probleme. Deci iau toate măsurile de precauție necesare pentru ca aceștia să fie pregătiți. Ei întrețin camionul. Ei se desfășoară printr-o pregătire adecvată.

Therese: Sunt cu tine, dar cum se traduce asta prin gestionarea mai bună a timpului?

Russell: Cred că pentru a nu stinge incendii în viața personală și profesională, trebuie să 1. Obțineți un plan, 2. Angajați-vă și 3. Realizați-l. Atribuiți valoare fiecărei sarcini și decideți cum să executați, astfel încât ceea ce a rămas nefăcut să nu ardă și să provoace o problemă uriașă.

Therese: Bine, atunci când primești un e-mail sau cineva îți cere să faci ceva, cum implementezi acest plan de pompieri?

Russell: Am o serie de șase întrebări pe care mi le pun pentru a procesa informațiile.

1. Ce este asta? Este o informație? Trebuie să fac ceva?
2. Ce acțiune este necesară? Cât va dura asta? Dacă sunt mai puțin de două minute, o pot face acum?
3. (Dacă necesită mai mult timp de două minute) Ce valoare apare dacă fac asta? Care este impactul?
4. Merită să o faci? Care sunt consecințele dacă fac asta sau dacă nu o fac?
5. Aceasta este responsabilitatea mea sau este pentru altcineva? Cine este responsabil pentru gestionarea acestui lucru?
6. Are un termen limită? Trebuie făcut la o anumită dată? Și dacă nu este responsabilitatea mea, trebuie să urmăresc?

Therese: Care ați spune că este cea mai mare greșeală pe care o facem în gestionarea timpului nostru?

Russell: Cred că trebuie întotdeauna să ne asigurăm că ceea ce facem este legat de un scop semnificativ și, în acest fel, atribuim integritate personală fiecărei sarcini.