Cum se scrie o listă eficientă de sarcini

Îmi amintesc că am încercat primul program orar cu oră pentru a mă ajuta să fac lucrurile la vârsta de 10 ani. De atunci am retras programul orar, dar mă bazez în continuare pe o listă de sarcini zilnice.

Am trecut prin aceleași mișcări în fiecare seară la universitate. Am scris, de mână, lista de sarcini pentru ziua următoare, clasificată în funcție de prioritate. Pe lângă fiecare sarcină, am notat numărul de ore pe care trebuie să le ia fiecare sarcină.

Acesta a fost și este încă un obicei și găsirea unui sistem care funcționează a fost o luptă pentru mine. Am testat o varietate de metode, am cumpărat o serie de cărți despre acest subiect și am experimentat: scriere codificată prin culori, memento-uri de post-it în baie, aplicații, Cronometre de zi - chiar așa, am încercat aceasta. Așa că am plecat într-o aventură pentru a-mi da seama de cel mai eficient mod nu numai de a-mi scrie lista de sarcini zilnice, ci de a face mai multe lucruri.

Scurt istoric al listei de sarcini

Charles Schwab era un magnat al oțelului și un om obsedat de producție și eficiență economică. El a fost unul dintre primii americani care a introdus un proces de economisire a timpului, numit taylorism, în fabricile sale. La începutul anilor 1900, Schwab a trimis o notă în care afirma că va recompensa frumos persoana care ar putea îmbunătăți productivitatea în rândul angajaților săi.
Ivy Lee, tatăl relațiilor publice, sa întâlnit cu Schwab și a sugerat următoarele:

Fiecare angajat ar trebui să noteze șase sarcini în fiecare zi, să le clasifice de la cea mai mare la cea mai mică prioritate și să se angajeze imediat la prima sarcină. Ar trebui să-și continue drumul pe liste, cu orice sarcini neterminate trecând pur și simplu pe lista de a doua zi. După 90 de zile de realizare a listelor și monitorizare, Schwab a observat că productivitatea se îmbunătățește dramatic.

Lista de sarcini a devenit o necesitate zilnică în viața modernă, dar nu este tocmai un instrument care te face mai productiv.

La un moment dat, probabil ați făcut o listă de sarcini cu 10 sau mai multe sarcini de finalizat într-o perioadă scurtă de timp. Pe măsură ce începeți să lucrați, imensitatea sarcinilor vă lasă într-o stare de paralizie, cu un puternic sentiment de obligație și un sentiment copleșitor în fundul minții. Psihologii numesc acest sentiment copleșitor efectul Zeigarnik, un fenomen vechi din domeniul psihologiei. Mintea noastră va rămâne fixată pe o sarcină neterminată, provocând sănătatea noastră mentală și fizică să sufere.La finalizare, suntem eliberați de povara acestei sarcini.

Graba psihologică de a ne îndeplini toate sarcinile este o stare pe care mintea noastră o iubește. Deci, de ce facem acele liste gigantice în primul rând?

Dr. Tim Pychyl este expert în domeniul cercetării amânării. El susține că simțiți un sentiment imediat de realizare prin simpla notare a tuturor sarcinilor pe care ați dori să le îndepliniți, fără a îndeplini niciuna dintre ele. Creierul tău va simula succesul pe care ai vrea să-l simți.

Scrierea multor sarcini nespecifice pe o listă de sarcini acționează ca proxy perfect pentru astfel de fantezii. Vă permite să fanteziți despre îndeplinirea cu succes a sarcinilor dificile și vă oferă permisiunea de a vă răsfăța mental cu acest gând. Este o satisfacție instantanee, dar nu ați realizat cu adevărat nimic.

Începerea zilei dvs. cu o listă de lucruri neprioritizate vă poate submina și capacitatea de a lua decizii productive pe măsură ce ziua trece. Epuizarea Eului se referă la cantitatea de „puncte” de luare a deciziilor pe care le avem. Pe măsură ce ne consumăm punctele, capacitatea noastră de a lua decizii inteligente devine afectată.

Peste 100 de experimente confirmă faptul că, exercitând mai mult autocontrol la începutul zilei, motivația și atenția dvs. vor scădea pe măsură ce ziua trece. Acesta este motivul pentru care oamenii tind să-și înșele dietele după zile stresante și obositoare. Dacă petreceți în fiecare dimineață să decideți ce să mâncați la micul dejun sau să alegeți ce ar trebui să purtați, risipiți resurse de autocontrol limitate în sarcini neimportante. Acesta este unul dintre motivele pentru care legendarul CEO Apple, Steve Jobs, era cunoscut pentru că purta aceeași ținută în fiecare zi.

Scrierea unei liste eficiente de rezolvat

Scrierea sarcinilor vagi cu un singur cuvânt pe lista de sarcini vă împiedică să efectuați sarcina mai repede. Trebuie să te gândești la lucrurile tale în termeni concreți. În timp ce scrieți o sarcină folosind termeni nespecifici vă poate ajuta să economisiți timp pentru moment, vă afectează progresul și nu vă economisește timp pe termen lung.

Așa scrieți o listă de sarcini:

1. Pentru a obține viteza de finalizare a sarcinilor, nu aveți nevoie decât de o listă mai scurtă. Notați nu mai mult de trei sarcini pe lista dvs. zilnică de sarcini. Este posibil să aveți o a doua listă în curs de desfășurare care să țină evidența sarcinilor care vin pe conductă. Prioritizați-le după importanță. Întreabă-te: „care sarcină mă va face să mă simt cel mai îndeplinit?” Aceasta este sarcina nr. 1. După ce ați listat trei sarcini, puneți orice sarcini de revărsare pe o bucată separată de hârtie pe care o puteți ascunde cu ușurință. Nu-l lăsați la vedere.
2. Utilizați note Post-it mici sau cărți indexate. O bucată mică de hârtie vă va împiedica fizic să scrieți o listă lungă de sarcini.
3. David Allen, guru-ul listei de sarcini, sugerează să îți notezi sarcina ca acțiune. Acest lucru vă va împiedica să utilizați termeni nespecifici atunci când vă faceți lista. De exemplu, în loc să „găsiți mutatori” încercați „sunați-o pe mama și rugați-o să sugereze un mutant.” Sau „începeți și terminați cercetarea pentru Tim” încercați „Căutați un articol de jurnal folosind termenii: XYZ”. O modalitate de a controla acest lucru este de fiecare dată când notați o nouă sarcină, întrebați-vă: „Care este pasul nr. 1 pentru a realiza această sarcină?” Pasul nr. 1 devine noul dvs. de făcut.
4. Vizualizați câte o sarcină la un moment dat. Dacă trei sarcini pe zi sunt prea mari, vă puteți spori productivitatea vizualizând lista pe rând, fiecare sarcină. Încercați acum Faceți asta. Sau, dacă sunteți vechi, scrieți o sarcină pentru fiecare notă Post-it și apoi stivați-le, astfel încât sarcinile precedente să fie ascunse.

Ivy Lee nu a avut totul corect; șase sarcini erau mult prea multe pentru o zi. Dar, în mod clar, avea capul în locul potrivit - a continuat să se frece în mod regulat și să se consulte pentru Rockefeller. Ulterior, Charles Schwab a construit Bethlehem Steel în a doua cea mai mare companie independentă de producție de oțel.